La chambre régionale des comptes de Provence-Alpes-Côte d’Azur a procédé au contrôle de l’association Notre Dame de la Ferrage, gérant un établissement pour personnes âgées dépendantes, au titre des exercices 2020 à 2024.

Si le rapport complet est directement consultable sur le site de la Chambre régionale des comptes, en voici la synthèse : « Situé à La Tour-d’Aigues dans le département de Vaucluse, l’Etablissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ehpad) Notre-Dame de la Ferrage est un établissement associatif médico-social à but non lucratif, géré par l’association du même nom. »

Dégradation de la situation financière
« Doté de 90 lits et places, d’un Pôle d’activités et de soins adaptés (PASA) et d’un accueil de jour pour des personnes âgées extérieures à l’Ehpad, l’établissement répond à des besoins présents sur le territoire, poursuit chambre régionale des comptes. Affecté par la crise sanitaire, en particulier en 2021, son taux d’occupation s’est relevé depuis lors, pour atteindre 99% en 2024. Malgré cette amélioration notable du taux d’occupation, la situation financière de l’Ehpad est dégradée. Des déficits sont constatés pour chaque exercice entre 2020 et 2024, et la capacité d’autofinancement est négative depuis 2023. La trésorerie nette est importante (600 000 €fin 2024) mais a été divisée par deux depuis 2020. »

Dynamique des recettes depuis 2023
« Dans un contexte national de revalorisations salariales et de fortes tensions sur les effectifs soignants, les dépenses de personnel se sont accrues de 40% en cinq ans , constate le rapport. Les produits de la tarification n’ont en revanche augmenté que de 16% sur la même période. La mise en place d’une tarification différenciée pour les résidents non admis à l’aide sociale laisse entrevoir une évolution plus dynamique des recettes depuis l’exercice 2023. »

Des risques juridiques ?
« La forte rotation constatée sur les postes de direction entre 2020 et 2023 n’a pas permis à l’établissement de satisfaire toutes ses obligations légales et réglementaires, notamment en matière de fonctionnement des instances et de mise à jour du projet d’établissement et du contrat de séjour. En dépit d’une stabilité retrouvée au niveau de la direction depuis mars 2023, des irrégularités ont été constatées dans certains actes de gestion de l’établissement et en matière de ressources humaines. Ces irrégularités, auxquelles s’ajoutent l’absence de procédure d’achats et d’un dispositif formalisé de prévention des conflits d’intérêts, exposent l’établissement à des risques juridiques. »

L.G.

Les préconisation de la Chambre régionale des comptes
Recommandation n° 1. : Adopter sans délai un projet d’établissement intégrant le plan bleu.
Recommandation n° 2. : Régulariser le fonctionnement du CVS via notamment l’adoption d’un règlement intérieur et la rédaction d’un rapport d’activité.
Recommandation n° 3. : Réunir le comité social et économique au moins six fois par an conformément aux dispositions du code du travail.
Recommandation n° 4. : Tenir un inventaire physique des biens.
Recommandation n° 5. : Fiabiliser les annexes 9H à 9J de l’état réalisé des recettes et des dépenses.
Recommandation n° 6. : Mettre fin au dépassement du contingent d’heures supplémentaires conformément aux dispositions des articles L. 3121-21 et D. 3121-24 du code du travail.
Recommandation n° 7. : Recourir aux contrats à durée indéterminée pour pourvoir à des emplois permanents vacants conformément aux articles L. 1242-1 et 2 du code du travail.
Recommandation n° 8. : Réaliser des plannings en conformité avec la législation relative au temps de travail et de repos des salariés.
Recommandation n° 9. : Conclure avec les professionnels de santé libéraux intervenant dans l’établissement le contrat prévu à l’article L. 314-12 du code de l’action sociale et des familles.

La chambre régionale des comptes de Provence-Alpes-Côte d’Azur vient de publier son rapport sur le contrôle des comptes et la gestion de la municipalité de Sault pour les exercices 2019 et suivants. Elle constate notamment une dégradation de la capacité de désendettement de cette commune rurale et touristique d’environ 1 300 habitants assurant assure plusieurs fonctions de centralité pour les 22 communes de son bassin de vie situées dans le Vaucluse, les Alpes de Haute Provence et la Drôme.

« La collectivité mène depuis plusieurs années une politique de développement ambitieuse, dans le cadre notamment du programme ‘petites villes de demain’, qui lui a permis de bénéficier d’un appui en ingénierie de projet et de recherche de financements, explique la Chambre régionale des comptes (CRC) dans la synthèse de son rapport qu’elle vient de publier sur la commune vauclusienne. Elle a ainsi reçu d’importantes subventions, en présentant des projets bénéficiant d’opportunités de financement. »

Dégradation de la capacité de ’endettement
« Ces investissements importants (5,26 M€ entre 2020 et 2024) ont pesé sur les finances de la commune en raison de l’obligation d’avancer le montant des subventions à encaisser, poursuit le CRC Paca. Dans le même temps, la capacité d’autofinancement a diminué, soumise à la hausse des charges à caractère général et des dépenses de personnel. La commune présente en effet des effectifs bien supérieurs à la moyenne des communes comparables. Pour financer ses investissements, la collectivité a accru son endettement de plus de 800 000€ durant la période de contrôle, avec pour conséquence une dégradation de la capacité de désendettement. »

Améliorer la gestion administrative
« La commune doit également assumer les conséquences financières de l’échec de l’ancienne délégation de service public relative à l’exploitation du camping municipal du Défends. Cette situation financière tendue doit inciter la commune à améliorer la gestion administrative, comptable et financière car des erreurs et irrégularités comptables importantes affectent la fiabilité et la sincérité des comptes. L’encours réel des dettes de la commune est ainsi bien moindre que le montant enregistré dans les comptes de gestion. Pour sa part, le budget annexe du camping a fait l’objet d’une constitution tardive de provisions. La commune, dépourvue d’une comptabilité d’engagement pourtant obligatoire, peine à suivre ses dépenses et ses recettes. En l’absence d’un plan pluriannuel d’investissement, le financement des opérations d’équipement envisagées n’est pas garanti », conclut la Chambre qui propose plusieurs recommandations (voir encadré ci-dessous).

L.G.

Les recommandations de la Chambre régionale des comptes
Recommandation n° 1. : Organiser la tenue systématique des communications au conseil municipal en séance publique des rapports d’activité de l’établissement public de coopération intercommunale et des syndicats mixtes dont la commune est membre, conformément aux dispositions de l’article L. 5211 39 du CGCT, ainsi que les comptes-rendus biannuels des délégués de la commune auprès de ces organismes.
Recommandation n° 2. : Mettre en œuvre une comptabilité d’engagement conformément à l’article L. 2342-2 du code général des collectivités territoriales.
Recommandation n° 3. : Établir l’inventaire physique et comptable des biens qui constituent le patrimoine de la commune et l’actualiser chaque année en lien avec le comptable public.
Recommandation n° 4. : Mettre en place un dispositif de contrôle interne formalisé en lien avec le comptable et archivé afin de couvrir les risques liés au fonctionnement des régies de recettes.
Recommandation n° 5. : Élaborer un plan pluriannuel d’investissement par opération, assorti d’un plan de financement étayé par une prospective budgétaire, et le soumettre à l’approbation du conseil municipal.
Recommandation n° 6. : Finaliser le document unique d’évaluation des risques professionnels, et adopter une politique de prévention adaptée, conformément aux dispositions de l’article L. 4121-3 du code du travail.
Recommandation n° 7. : Élaborer un plan de formation, conforme aux dispositions des articles L. 115-4 et L. 421-1 du CGCT.
Recommandation n° 8. : Améliorer l’information des citoyens et des élus en veillant à la complétude et à la cohérence des annexes budgétaires obligatoires, et s’assurer de la concordance de ces annexes avec les délibérations portant tableau des emplois.

La chambre régionale des comptes Provence-Alpes-Côte d’Azur vient de rendre public son rapport sur la gestion de la commune de Bédarrides. Si les finances de la ville aux sept rivières se sont améliorées, la Chambre recommande une plus grande vigilance dans le domaine de la transparence de la commande publique ainsi que dans la gestion de ses ressources humaines.

« La situation financière de la commune, dégradée en 2018, s’est améliorée grâce à une progression des recettes, notamment fiscales, et une meilleure maîtrise des dépenses de gestion, explique la Chambre régionale des comptes Provence-Alpes-Côte d’Azur (CRC Paca) dans son dernier rapport d’observations définitives sur la gestion de la commune de Bédarrides, pour les exercices 2018 et suivants. Malgré un faible niveau d’investissement et une absence de recours à l’emprunt, elle ne réussit toutefois pas à dégager de ressources substantielles lui permettant d’investir davantage. La commune doit poursuivre ses efforts tout en ne négligeant pas la stabilisation d’un personnel qualifié et permanent et le renouvellement des équipements indispensables au maintien de services publics de qualité. »

Davantage de transparence
« Malgré une nette amélioration en 2024, la commune de Bédarrides doit faire preuve de plus de transparence dans son fonctionnement, tant vis-à-vis des élus que du citoyen, et de plus de rigueur notamment dans le suivi des subventions, poursuit la CRC Paca. La chambre a relevé plusieurs irrégularités qu’il appartient à la commune de corriger. Les plus importantes concernent la commande publique, de nombreux achats étant effectués en dehors des procédures prévues par le code de la commande publique et la commission d’appel d’offres souffrant de défauts dans sa composition et dans son fonctionnement. »

Vigilance en matière de RH
« Dans le domaine des ressources humaines, la commune doit notamment fiabiliser ses données et respecter les règles en matière de recrutement. Elle doit par ailleurs être attentive aux conditions de mise à disposition d’agents municipaux, un agent ayant été mis à disposition de manière irrégulière auprès d’une association sportive pendant plusieurs années. Cette situation, qui a cessé fin 2024, a entraîné un coût de plus de 180 000€ entre 2018 et 2023 qui aurait dû être remboursé à la commune par l’association. »

L.G.

La Chambre régionale des comptes Provence-Alpes-Côte d’Azur (CRC Paca) a procédé au contrôle des comptes et de la gestion de la commune de Carpentras. Concernant les exercices 2018 et suivants, ce rapport met en avant une fragilisation de la situation financière de la commune qui doit notamment supporter les coûts de fonctionnement du nouveau musée-bibliothèque de l’Inguimbertine. De son côté, le maire de la capitale comtadine précise que la capacité d’autofinancement de la commune s’est améliorée depuis 2023 et que le budget 2025 a été élaboré pour éviter d’augmenter le taux d’endettement de la Ville.

Dans la synthèse de son rapport, la CRC Paca rappelle que « la commune de Carpentras possède un patrimoine architectural et patrimonial important, et s’est engagée depuis plus de 10 ans dans une opération de rénovation du centre-ville, ayant pour objectif de lutter contre l’habitat indigne, de préserver l’attractivité commerciale et de mettre en valeur le patrimoine historique de la cité. Le transfert des collections du musée bibliothèque de l’Inguimbertine dans les locaux de l’ancien hôpital, l’Hôtel Dieu, est emblématique de cet objectif de valorisation. »

Maîtriser l’encours de la dette et partager le coût de fonctionnement de l’Inguimbertine
« Les investissements nécessaires à ces opérations ont été engagés malgré les faibles marges dégagées par la collectivité, et ont été financés par l’emprunt, poursuit l’organisme de contrôle de gestion des collectivités françaises. L’endettement de la commune est important et la maîtrise de l’encours de la dette constitue désormais un enjeu de gestion. La commune assume seule le coût du fonctionnement du musée-bibliothèque ouvert en 2024, qui pèse sur les finances. La pérennité du fonctionnement de cet équipement dépend de la capacité de la commune à associer d’autres personnes publiques ou privées à sa gouvernance et son financement ou à réduire les dépenses afférentes. »

Erosion de l’autofinancement
Pour conclure, la Chambre régionale des comptes constate que « les dépenses de fonctionnement de la commune ont progressé plus rapidement que les recettes, situation contribuant à l’érosion de son autofinancement. Dans ce contexte, La situation financière de la collectivité se trouve aujourd’hui en équilibre fragile, qui rend nécessaire une maîtrise des dépenses. »

La réponse de la mairie
En réponse à ces différents points, Serge Andrieu, maire de Carpentras, observe qu’en matière d’autofinancement s’il y a bien eu une dégradation entre 2018 et 2022, « on constate hors résultats exceptionnels une amélioration de notre capacité d’autofinancement depuis 2023 ».
Côté investissements, le maire rappelle également que le « budget 2025 a été construit afin de limiter le recours à l’emprunt pour ne pas venir augmenter le taux d’endettement de la commune ».

Les Editions Gereso viennent de publier un livre de Damien Péan intitulé ‘Comprendre les comptes annuels’. Il s’agit de la 6^e édition de ce guide pratique qui ambitionne d’être un outil de gestion d’entreprise pour les non-financiers.

Bilan, résultat, taux de rentabilité, besoin en fonds de roulement…Quel responsable ou manager n’a jamais été confronté à des données financières ? 
Du business plan aux bilans et comptes de résultat, en passant par la gestion de la trésorerie, toute la vie de l’entreprise est dépendante de ces chiffres. À chacune de ces étapes, le manager se retrouve en première ligne, confronté à des éléments financiers qu’il doit comprendre et interpréter pour bien les présenter et ainsi prendre les meilleures décisions.

Mener une analyse financière pertinente
C’est à ces nombreuses questions que la 6e édition du guide ‘Comprendre les comptes annuels’ ambitionne de répondre en proposant un outil de gestion d’entreprise pour non-financiers (Dirigeants, managers, cadres, responsables, actionnaires…).
Illustré de nombreux exemples, cet ouvrage décrypte toutes ces notions financières par une explication pratique à la portée de tous. Le guide, qui intègre le contexte de la crise sanitaire et du mouvement inflationniste qui a suivi l’invasion de l’Ukraine, évoque la manière de mener une analyse financière pertinente dans ces contextes.

« Quelles que soient les qualités du manager et ses intuitions, il devra, tôt ou tard, confronter ses idées et mesurer ses performances par des chiffres. »

Damien Péan, auteur de Comprendre les comptes annuels’

« Toute entreprise et tout organisme économique en général aspirent à assurer leur pérennité, voire leur développement, » explique l’auteur, Damien Péan, titulaire d’un DESCF en comptabilité et finances.

Ce consultant et formateur qui intervient dans les domaines de la comptabilité, du contrôle de gestion, de la fiscalité et de l’analyse financière auprès d’un public d’étudiants et de professionnels d’entreprise poursuit : « c’est l’objectif de tout manager de guider son organisation à travers une offre commerciale et une stratégie pertinente, à la recherche d’efficacité. Mener à bien cette ambition va nécessiter, pour créer ou développer l’organisation, de formaliser son projet, d’avoir les bonnes idées, ainsi que le sens de la gestion et des relations humaines. Mais, quelles que soient les qualités du manager et ses intuitions, il devra, tôt ou tard, confronter ses idées et mesurer ses performances par des chiffres ! Des termes flous pour tout non-initié commencent alors à faire leur apparition : bilan, résultat, taux de rentabilité, besoin en fonds de roulement, etc. Ces termes, ces chiffres peuvent sembler réservés à des comptables, des financiers. Après tout, comprendre et maîtriser ces chiffres n’est pas le métier du manager. Il a d’ores et déjà d’innombrables tâches annexes à exécuter et à gérer. Pourtant, toute la vie de l’entreprise est décrite par ces chiffres. »

L.G.

‘Comprendre les comptes annuels’ de Damien Péan. Editions Gereso. Nombre de pages : 361. Format ouvrage en CM : 15.5 x 22. Livre papier : 27€. Version numérique : 18,99€.

Silae, société aixoise spécialisée notamment dans la création de logiciels destinés au expert-comptables, vient de publier la 4e édition de son rapport sur la gestion des frais professionnels. Ce dernier souligne de nombreuses prises de conscience et leur impact sur l’évolution des comportements dans le monde du travail. Des changements étroitement liés avec les urgences sociétales auxquelles il devient impératif de répondre : la protection de l’environnement et le bien-être au travail semblent devenir des nouvelles priorités business.

Une prise de conscience environnementale, tant pour les entreprises que les collaborateurs
C’est indéniable : suite au rapport du Giec publié en avril 2022, les consciences environnementales s’éveillent et on observe l’évolution de certains comportements notables – citoyens, entreprises et gouvernement. Par exemple, de nouvelles règlementations ont été implémentées pour favoriser la micromobilité, avec notamment la récente augmentation du forfait mobilité durable par le gouvernement. Silae observe ainsi une explosion d’utilisation du vélo en entreprises, avec une croissance de 76 % entre 2021 et 2022, et de véhicules électriques (scooters et cyclomoteurs), avec une hausse de 93% de 2022 par rapport à 2021.

Au-delà des trajets du quotidien, les collaborateurs souhaitent faire de véritables efforts quant à leur impact carbone dans leurs déplacements professionnels : 20% des collaborateurs annoncent être prêts à passer au train pour de longs trajets. Une tendance qui devrait pousser davantage les entreprises à proposer des alternatives de voyage bas carbone en 2023. D’autant plus lorsqu’on observe que 78% des ‘travel managers’ s’attendent à ce que le nombre de voyages d’affaires soit plus élevé cette année.

Le domicile comme bureau secondaire
Le bien-être des collaborateurs semble également être sur le devant de la scène, selon Silae. Et pour cause : depuis la crise pandémique, le bien-être au travail est devenu un enjeu encore plus pour les entreprises. Et l’hybridation de l’environnement de travail n’est pas en reste. Les demandes de remboursement de frais de télétravail à domicile ont d’ailleurs augmenté de 312 % entre 2019 et aujourd’hui ; une tendance qui confirme la pérennité du télétravail dans certaines fonctions/catégories d’entreprises. Une orientation qui devrait continuer de s’affirmer puisque 76% des collaborateurs internationaux souhaitent continuer de privilégier le travail à distance, au moins une partie du temps.

Mais la démocratisation de ces nouveaux usages ne pourrait voir le jour sans le développement et l’adoption d’outils numériques au quotidien. Silae observe à fin 2022 une hausse de 276% des utilisateurs de ces logiciels et une augmentation de 179% du nombre d’employés ayant recours à une solution digitale pour leurs frais professionnels, au second semestre 2022 – par rapport à la même période en 2021.

« La quête de sens et d’actions à impact en entreprise n’a jamais été aussi déterminante pour fidéliser les talents, explique Pierre Queinnec, cofondateur de Jenji, la solution ‘d’expense management’ de Silae. Aujourd’hui, face aux nombreuses prises de conscience des collaborateurs, les entreprises se doivent de les accompagner dans ces évolutions. De ce fait, les politiques managériales ne peuvent plus rester à l’identique. Les managers d’aujourd’hui doivent être formés pour devenir les leaders de demain, et offrir à tous les collaborateurs la possibilité d’exprimer leurs besoins et leurs attentes, pour aligner leurs convictions personnelles aux convictions et objectifs de l’entreprise. »

Mardi 8 novembre, une réunion sur la gestion des conflits en entreprise est organisée chez Créativa. Cette réunion sera animée par Sandra Guiliani, coach en relation et sophrologue.

Découvrez comment adapter votre communication et votre posture lors d’une situation de conflit en entreprise avec Sandra Guiliani de Nove Concept, le mardi 8 novembre de 9h à 12h dans la grande salle de Créativa.

Déroulé de la réunion :

• Les types de communication (émetteur/récepteur)
• Les freins à la communication (les représentations, les croyances, les filtres, etc.)
• Les bases de la communication non violente (CNV).
• Les émotions, un signal d’alarme : les identifier, les clés du discernement.

Pour clôturer la réunion, les participants auront l’occasion de participer à une séance de sophrologie sur la tension et le relâchement.

Evènement gratuit et ouvert au public (places limitées), mardi 8 novembre de 9h à 12h, 81 rue du Traité de Rome, Avignon – inscription obligatoire ici.

J.R.

En ces temps de pandémie, nombre de produits et de méthodes nouvelles foisonnent pour proposer des solutions aux problèmes que nous rencontrons. Je vous propose de faire le point sur le ‘Retex’. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le Retex n’est pas une nouvelle classe d’antivirus ou un médicament miracle contre le rhume saisonnier, non, il s’agit plus simplement d’un outil de gestion des plus efficaces.

Analyser ses défaillances pour améliorer son efficacité
Pour une fois, cet outil n’a pas un nom anglo-saxon puisqu’il s’agit d’un acronyme bien français : Retex signifiant ‘Retour d’expérience’. En fait, il s’agit d’un des éléments d’une démarche qualité bien comprise. Cette dernière ne garantit pas, en effet, que tous les clients vont bénéficier d’une qualité extraordinaire immédiate mais, plus modestement, que l’entreprise (ou l’organisation) va systématiquement analyser ses défaillances et ses points forts pour essayer d’améliorer constamment l’efficacité de ses services ou ses produits.
Dans ce cadre, il s’agit non seulement de pouvoir décrire précisément le fonctionnement de l’entreprise et de chacune de ses fonctions, opérationnelle ou non, mais aussi de mettre en place et de faire vivre le système d’amélioration de ces dernières.
Le Retex a précisément pour but d’essayer de tirer des enseignements opérationnels des succès et des échecs rencontrés par l’entreprise dans le but de plus d’efficacité.

Eviter de faire les mêmes erreurs deux fois
La difficulté est que cette démarche intuitive (S’efforcer de ne pas refaire la même erreur deux fois !) est rarement formalisée dans les organisations. Elle suppose en effet de se poser en équipe pour analyser complètement ce qui s’est passé avant même de proposer des améliorations. A défaut, il arrive trop souvent que l’analyse soit bâclée (et trop intuitive…) et que, du coup, les solutions mises en œuvre ne soient que partielles quand elles ne sont pas carrément inefficaces.
Les résistances au changement sont déjà assez lourdes sans, qu’en plus, les modifications dans l’organisation soient contre productives. Si cela arrive plusieurs fois, inutile ensuite d’essayer de modifier les process !
Donc, ce que la méthode Retex propose c’est de rationaliser et de formaliser l’analyse des points en cause et de bien réfléchir les améliorations à mettre en place. Il faut noter que cette démarche peut s’appliquer non seulement aux défaillances de l’entreprise (Un raté technique ou commercial par exemple) mais aussi aux succès remportés. Ici encore, une organisation qui gagne une victoire ne se met que rarement en cause pour savoir si la victoire aurait pu être encore plus facile ou plus belle :

Plus facile de travailler sur ses réussites que sur ses échecs
« On ne change pas une équipe qui gagne ! » et pourtant, cela est quand même plus facile de travailler sur ses réussites que sur ses échecs…
La méthode est assez simple à définir mais, comme souvent, plus complexe à mettre en œuvre; les étapes indispensables sont notamment les suivantes :

• Vérifier que l’évènement à analyser est susceptible de se reproduire (Sinon c’est un peu perdre son temps…).
• Désigner un pilote de la démarche et lui accorder le budget temps suffisant (C’est souvent le RAQ -responsable du management/assurance qualité- qui s’y colle).
• Définir un périmètre d’étude précis (Le départ d’un client ancien, le succès d’un nouveau produit, un retard perturbant, etc…).
• Recueillir assez largement les informations disponibles sur l’évènement et les formaliser.
• Réunir les acteurs du process en cause en leur demandant de compléter l’analyse préalable et aussi, bien évidemment, de formuler des solutions opérationnelles d’amélioration.
• Recueillir les solutions proposées, les valider ou non avec les acteurs et les responsables en charge du process.
• Diffuser les améliorations retenues en expliquant bien la démarche.
• Vérifier, après un délai de fonctionnement suffisant, que les solutions mises en place sont bien efficientes et satisfont les acteurs du process.
• Recommencer périodiquement la démarche et priorisant les échecs ou les succès à ‘Passer au Retex’.

Essayer cette méthode, c’est très souvent l’adopter. Elle en effet l’occasion de communiquer efficacement entre managers et opérationnels sans que ce soit forcément à l’occasion d’une crise ou d’un raté significatif et ses bénéfices peuvent être assez facilement recensés.
Reste à prendre le temps de l’organiser !

                                                                                                       Philippe Lechat*

NB : Pour un exemple de Retex dans le milieu médical en cas de crise : https://solidarites-sante.gouv.fr/IMG/pdf/retour_experience.pdf

*A la retraite depuis le 1er janvier dernier, Philippe Lechat, fondateur du cabinet d’expertise comptable Axiome Provence, est désormais président de la société de conseil ‘Les Aulnes’. A ce titre, il aborde régulièrement dans nos colonnes l’actualité de la gestion d’entreprise. 

La pratique de la fraude aux notes de frais n’est pas une exception. Selon une étude du cabinet Pwc, 71% des entreprises françaises sont touchées par cette fraude. Le coût massif qu’elle engendre mérite une réponse forte mais les TPE et PME ne sont pas toujours dotées d’une politique structurée de gestion des notes de frais et restent très exposées à ce risque.
Jenji*, le spécialiste de la gestion des dépenses professionnelles, revient sur les techniques de fraude les plus courantes et quelques conseils pour y mettre fin.

Les fraudes les plus courantes 

• Inviter une personne au restaurant en prétendant qu’il s’agit d’un client.
• Se faire rembourser une note de frais deux fois en fournissant un duplicata ou une dépense personnelle en la faisant passer pour une dépense professionnelle.
• Présenter un reçu écrit en langue étrangère ou dans un alphabet non latin en mentant sur la dépense qu’il représente.
• Réaliser une fraude aux fournisseurs.

Les manières de combattre les fraudes
Il est important, dans un premier temps, de prendre conscience de l’ampleur du problème et de mettre en place, dans un second temps, des outils qui permettent de lutter efficacement contre ce phénomène. La solution réside dans un outil de digitalisation des notes de frais, qui permet un contrôle beaucoup plus strict des dépenses professionnelles, tout en simplifiant les processus de gestion de l’entreprise.

Il existe notamment 3 manières de lutter contre cette fraude :

• Définir une politique de dépenses professionnelles structurée avec des flux de validation précis et des contrôles réguliers.
• Utiliser un outil dédié à la gestion des notes de frais pour automatiser le processus.
• Mettre en place une politique de dissuasion et de sanction.

*Fondé en 2015, Jenji est l’un des leaders sur le marché des solutions de ‘l’expense management’ et de la dématérialisation pour les entreprises. Aujourd’hui, la start-up compte plus de 1 000 clients dans tous les secteurs d’activité comme Man Truck & Bus, Matmut, l’Assemblée Nationale et GRT gaz.