La pratique de la fraude aux notes de frais n’est pas une exception. Selon une étude du cabinet Pwc, 71% des entreprises françaises sont touchées par cette fraude. Le coût massif qu’elle engendre mérite une réponse forte mais les TPE et PME ne sont pas toujours dotées d’une politique structurée de gestion des notes de frais et restent très exposées à ce risque.
Jenji*, le spécialiste de la gestion des dépenses professionnelles, revient sur les techniques de fraude les plus courantes et quelques conseils pour y mettre fin.
Les fraudes les plus courantes
- Inviter une personne au restaurant en prétendant qu’il s’agit d’un client.
- Se faire rembourser une note de frais deux fois en fournissant un duplicata ou une dépense personnelle en la faisant passer pour une dépense professionnelle.
- Présenter un reçu écrit en langue étrangère ou dans un alphabet non latin en mentant sur la dépense qu’il représente.
- Réaliser une fraude aux fournisseurs.
Les manières de combattre les fraudes
Il est important, dans un premier temps, de prendre conscience de l’ampleur du problème et de mettre en place, dans un second temps, des outils qui permettent de lutter efficacement contre ce phénomène. La solution réside dans un outil de digitalisation des notes de frais, qui permet un contrôle beaucoup plus strict des dépenses professionnelles, tout en simplifiant les processus de gestion de l’entreprise.
Il existe notamment 3 manières de lutter contre cette fraude :
- Définir une politique de dépenses professionnelles structurée avec des flux de validation précis et des contrôles réguliers.
- Utiliser un outil dédié à la gestion des notes de frais pour automatiser le processus.
- Mettre en place une politique de dissuasion et de sanction.
*Fondé en 2015, Jenji est l’un des leaders sur le marché des solutions de ‘l’expense management’ et de la dématérialisation pour les entreprises. Aujourd’hui, la start-up compte plus de 1 000 clients dans tous les secteurs d’activité comme Man Truck & Bus, Matmut, l’Assemblée Nationale et GRT gaz.