Arrêts de travail : les entreprises privées luttent aussi

Lutter contre l’absentéisme dans le public, mais aussi dans le privé : le gouvernement et les députés multiplient les propositions pour faire réaliser des économies à l’assurance-maladie. De leur côté, explique Spartes*, le cabinet parisien de conseil expert dans le pilotage de la performance RH et financière des entreprises.les entreprises se mobilisent aussi pour faire baisser le nombre d’arrêts de travail, et limiter le coût qu’il représente pour elles : aujourd’hui, 25% des indemnités qui leur sont dues par la CPAM ne leur sont pas versées, et les arrêts de travail leur coûtent 800 € par salarié et par an.

Le gouvernement l’a annoncé : il projette de réduire l’indemnisation des salariés de la fonction publique, en instaurant deux jours de carence supplémentaires. De leur côté, certains députés veulent également diminuer cette indemnisation pour les salariés du privé, en mettant en place un « jour de carence « d’ordre public », que ni l’employeur ni la CPAM ne pourront indemniser. L’objectif dans les deux cas : soulager les finances de l’Assurance-Maladie, qui a vu le coût des arrêts de travail atteindre près de 17 Mds € au premier semestre 2024.

De leur côté, les entreprises s’organisent pour limiter le nombre et le coût de ces arrêts de travail. Car elles aussi en supportent le coût : celles qui maintiennent le salaire de leurs collaborateurs durant leurs arrêts maladie (60% des entreprises) doivent en théorie percevoir des Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (IJSS). Mais le délai de recouvrement de ces IJSS s’allonge constamment : il atteint 33,5 jours en 2023, soit 25 % de plus qu’en 2019. Plus grave encore, 25 % de ces IJSS ne pas versées aux entreprises, du fait d’erreurs et de retards dans le traitement des dossiers par la CPAM. Bilan : les arrêts de travail coûtent 800€ par an et par salarié aux entreprises. Et, du fait du vieillissement de la population, ce coût devrait encore croître dans le futur.

« De plus en plus d’entreprises nous demandent de les aider à mieux récupérer ces indemnités, témoigne Sacha Kleynjans, directeur du Pôle Tech du cabinet Spartes. L’enjeu devient d’autant plus crucial pour elles que ces IJSS vont sans doute diminuer dans le futur, ce qui les obligera à toujours plus de rigueur pour améliorer leur taux de recouvrement ».

Communiquer fréquemment sur les bonnes pratiques avec les salariés
Dans plus d’un tiers des cas, si la Sécurité Sociale ne prend pas en charge un arrêt maladie, c’est… parce qu’elle ne l’a pas reçu. Parce que le salarié, qui dispose de 48H pour envoyer ce document à son employeur et à la CPAM, n’a pas respecté ce délai, ou n’a pas fourni tous les documents, ou encore a omis de signaler la prolongation de son arrêt de travail… les possibilités d’erreur ou d’oubli s’avèrent nombreuses. « Pour les limiter, nous conseillons aux employeurs de régulièrement sensibiliser leurs salariés sur leurs droits et devoirs en cas d’arrêt de travail, par le biais d’affichage dans les locaux de l’entreprise et de réunions explicatives avec les représentants du personnel, explique Sacha Kleynjans. Cela permet de rappeler aux salariés la politique de leur entreprise en matière d’indemnisation de leurs arrêts maladie, mais également de les informer sur les évolutions de leurs droits : par exemple, depuis janvier 2024, un arrêt maladie prescrit en téléconsultation ne peut pas excéder trois jours, faute de quoi il n’est pas indemnisé ».

Suivre de près le traitement des dossiers par les services RH
Recouvrer l’intégralité de ses IJSS implique une gestion rigoureuse du traitement des dossiers : il s’agit de repérer, dès la déclaration de l’arrêt maladie, les erreurs ou incohérences qui pourraient bloquer le traitement du dossier. Puis, à chaque étape, de relancer la CPAM en cas de retard, de blocage ou de remboursement incomplet… le tout avant la fin du délai de prescription : passés 27 mois, les IJSS non perçues s’avèrent définitivement perdues. « Il s’agit de tâches lourdes, chronophages et peu valorisantes pour les équipes RH, reprend Sacha Kleynjans. Il importe donc de motiver ces collaborateurs et de suivre les résultats de leurs actions, en leur donnant de la visibilité, et une reconnaissance, au sein de l’entreprise ».

Digitaliser le suivi pour une meilleure efficacité, et ne plus laisser passer les délais de prescription
Réduire les erreurs dans la saisie des arrêts, suivre l’avancement de chaque dossier, repérer les blocages et mener dans les délais les actions qui s’imposent : telles sont les missions que remplit Klem, l’outil dédié créé par Spartes pour digitaliser la gestion des arrêts de travail. Basé sur l’IA, il permet de réduire de 15% le temps passé à gérer ces dossiers, et de protéger la trésorerie de l’entreprise en réduisant le délai de recouvrement des IJSS. Grâce à un rapprochement constant entre les flux des services paie et comptabilité, il permet à l’entreprise de savoir, à tout moment, où en sont ses recouvrements, et de ne plus laisser de dossiers en souffrance. Il évite enfin, grâce à un système d’alertes, de ne pas laisser traîner un dossier trop longtemps, et donc d’éviter que les IJSS deviennent irrécupérables.

Mener des actions ciblées, pour limiter le nombre et de la durée des arrêts de travail
Sous l’effet conjugué du vieillissement de la population active et de l’allongement de la durée des arrêts de travail, la hausse de leur coût ne semble pas près de s’infléchir. Pour ne pas subir cette situation, les employeurs ne pourront pas se contenter d’une gestion uniquement financière et administrative du phénomène : ils doivent définir un plan d’action de fond permettant de limiter le nombre d’arrêts de travail pris par leurs salariés. Meilleure organisation du travail, aménagements horaires, formations à la prévention du stress, implication des managers… « Aucune recette magique n’existe, mais chaque entreprise doit, au cas par cas, identifier les causes profondes de l’absentéisme de ses salariés, et déterminer une série d’actions adaptées » affirme Sacha Kleynjans. S’abstenir de cette réflexion ne pourra qu’aggraver le problème… d’autant que les troubles psychologiques restent aujourd’hui la principale cause des arrêts de travail de longue durée.

*Créé en 2012, le cabinet Spartes, dont le siège social est à Paris, accompagne plus de 1 500 clients dans toute la France. L’entreprise emploie une centaine de salariés et réalise un chiffre d’affaires de 20 M€ en 2023.

L.G.