Notes de frais : seul 1 employé sur 3 ne commettrait jamais de fraude

SAP Concur, référence mondiale en matière de solutions intégrées de gestion des frais et déplacements professionnels, vient de dévoiler une étude sur la fraude aux notes de frais et la non-conformité. Seul un employé sur trois ne commettrait jamais de fraude.

Selon une nouvelle enquête de SAP Concur, les PME européennes pourraient perdre jusqu’à 13 709 € par an à cause de la fraude. Le rapport ’Le coût caché de la fraude aux notes de frais et de la non-conformité’* examine de plus près le sujet de la fraude aux notes de frais, l’attitude des employés à son égard et la manière dont les entreprises s’attaquent au problème, avec des outils numériques dédiés.
L’ajustement des notes de frais peut englober un large éventail de comportements : de la falsification délibérée des reçus à la demande d’un ‘petit extra’ en guise de compensation pour un long week-end de voyage d’affaires. Ainsi, l’étude révèle que la moitié des employés français (50 % des répondants) pensent qu’il est acceptable de soumettre sciemment une fausse note de frais d’un montant moyen de 115€.
S’il est important de comprendre que la majorité des demandes de remboursement incorrectes ne sont pas intentionnelles, il est également important d’examiner et de comprendre les facteurs qui rendent la fraude délibérée plus probable – et ceux-ci sont souvent liés à la sensibilisation et à la satisfaction des employés.

Selon l’enquête :

• Il existe un manque généralisé de compréhension des activités frauduleuses et de leurs implications pour les employés et l’entreprise. Par exemple, 27% des employés ont arrondi leurs frais kilométriques et 18% envisagent de le faire. En outre, 32% ont comptabilisé des dépenses privées de restauration et 18 % envisagent de le faire.
  
• Il est inquiétant de constater que la moitié (50%) des employés pensent qu’il est parfaitement acceptable de faire des dépenses excessives ou de ne pas respecter les politiques de l’entreprise en matière de dépenses annuelles.  Si toutes ces personnes agissent en fonction de ces attitudes, une entreprise de 250 personnes qui soumettent des notes de frais pourrait potentiellement subir une perte annuelle de 13 709€.
  
• De nombreux employés citent l’équité comme raison de leur attitude tolérante à l’égard de la tricherie : qu’il s’agisse d’obtenir une petite compensation supplémentaire pour les heures supplémentaires non rémunérées (15%), pour les dépenses privées liées au travail à domicile (19%) ou pour le temps passé en déplacement professionnel (19%).

« Il ressort clairement de nos recherches que la fraude en matière de frais professionnels est si courante, et souvent à si petite échelle, que certains employés ne la considèrent même pas comme un problème, explique Pierre-Emmanuel Tetaz, EMEA SVP & General Manager au sein de SAP Concur. Pour certains employés – des juniors aux dirigeants – il n’y a pas de problème à présenter des notes de frais incorrectes, et ils se considèrent souvent comme totalement justifiés de le faire. Mais pour les entreprises, cela peut être un problème – et cela va au-delà des pertes de profits. Les équipes chargées des voyages et des finances peuvent passer de nombreuses heures à vérifier et à enquêter sur les notes de frais, et il existe toujours un risque de non-conformité et ses conséquences potentielles. Des outils comme notre nouveau ‘Concur Detect by Oversight’, qui utilise l’intelligence artificielle (IA), aident à alléger ce fardeau. L’IA permet d’automatiser certaines des tâches les plus laborieuses, d’identifier des modèles et de prendre des décisions fondées sur des données. Les entreprises ont ainsi plus de temps à consacrer à la formation des employés sur la politique de remboursement des frais de déplacement et d’hébergement et sur les risques de non-conformité, ainsi qu’à l’adaptation des politiques. »

L’IA pour lutter contre la fraude ?
Alors que les entreprises se tournent vers l’avenir, les dirigeants commerciaux et financiers commencent à voir comment les solutions basées sur l’IA les aideront à mieux lutter contre la fraude et les dépenses non conformes, avec :

• Plus de la moitié des décideurs du secteur des voyages et de la finance (55%) pensent que les outils d’intelligence artificielle peuvent aider à détecter la fraude.
  
• Plus de la moitié des décideurs du secteur des voyages et des finances (54 %) pensent que les outils d’intelligence artificielle peuvent simplifier leurs processus de conformité.
  
• Cependant, l’IA s’accompagne de préoccupations critiques quant aux conséquences involontaires pour les employés. Près de la moitié (49%) des décideurs craignent que les employés s’opposent à l’utilisation d’outils d’IA dans le processus de conformité, et 48% ont peur que l’IA rende leur travail superflu.

*Le rapport ‘Le coût caché de la fraude aux frais professionnels et de la non-conformité’ est basé sur l’opinion de 2 500 employés ayant régulièrement voyagé pour affaires avant la pandémie, ainsi que de 750 décideurs financiers et 750 décideurs voyages en entreprise.  L’enquête a été menée en France, en Allemagne, en Italie, au Benelux, dans les pays nordiques, en Espagne et au Royaume-Uni, par Opinium en septembre 2021.